邮件是我们生活交流中必不可少的一部分，对大多数留学生们来说，发邮件可谓贯穿了从申请到毕业的始终。
今天小编为大家整理一些实用的邮件写作方法。
PART 1 主题(Subject)
邮件标题（Subject Line）最重要一点就是：简明扼要。
国外的教授可能每天都会收到很多封来自不同学生不同需求的邮件，因此在写邮件标题时一定要让教授准确明白你的的来意。
常用的主题
问题：Questions about & Regarding... / An enquiry about...
招呼：Greetings from.../ Hi from.../Check in
更新：Update on &
to.../Follow-upon.../Progress on...
提醒：Deadline
for.../Reminder:.../Please read:...
约定：Meeting today & tomorrow/ XXX Schedule/Reschedule
行动：Action Required...
回复：Reply to...
PART 2 称呼(Salutation)
称呼需要注意身份，恰当选择。
写邮件之前确认好收件方的称呼，特别是给教授/导师/助教/上级等发邮件时，注意书写正确，避免张冠李戴，如果名字都没写对，会给对方留下非常不好的印象。
常用的称呼
Dear/Hi/Hello/Good morning/Good afternoon/ To + Prof.&Dr.&Mr.&Ms.&Mrs.+Last name / first name/ everyone/ all/ there/ students/ community/ admission officers...
PART 3 开场白(Introduction)
开场进行简单问候，以示礼貌。
对于发件人来说，开场白的使用避免了邮件的过分直接和尴尬，特别是面对初次接触的收件人；而收件方也能感受到来信的友好和礼貌。
常用的开场白
1.问候：How are you?/How is everything going?/How things are going for you?
2. 自己主动发邮件：Hope you’re doing well/ Hope you and your family are all well/Hope everything is going well on your side/Hope you continue to be well
3. 见面后/电话后/会议后/交流后：It was a great pleasure to meet you last Friday& this morning & yesterday/ As promised/As we discussed last week/yesterday/As I mentioned earlier & before
4. 收到/了解/发送不好的信息：I’m sorry to hear that.../ I’m sorry to let you know.../Unfortunately/It’s with great sadness that I write to inform you that...
PART 4 正文(Main Body)
正文需要开门见山，条理清晰，言简意赅地准确表达自己的目的。
如果有多个问题或多方面的内容，建议利用排版分点表述。
常用的表达意图语句
I’m writing to ask & check & confirm & inform you & let you know & announce that & invite you to...
I’m writing to you about & regarding & with regards to & in regards to & concerning...
常用的主题语句
1. 疑问求助：May I know.../ I would like to know.../I’m curious about.../I have a question about & regarding & concerning...
2. 查看信息：Please see the diagram & graph & pictures & information & details below/ Please see the website for more information
3. 提示：As a reminder/This is a reminder to.../ This email is a reminder about.../Just a reminder to...
常用的表达主次内容的语句
First of all/Secondly/Thirdly/Last but not least...
PART 5 结束语(Conclusion)
结束部分一般用以表达发件人对回信的期待以及表示感谢。
常用的结束语
1. 等待回信：I am looking forward to hearing from you soon/I am waiting for your soonest reply/Any reply at your earliest convenience will be highly appreciated
2. 预约成功：I am looking forward to talking with you next week & tomorrow/ Talk to you then/ See you then & tomorrow & next week...
3.长期联系：Please feel free to contact me/Anytime/Please don’t hesitate to reach out to me if you have any questions/ Let’s keep in touch/ Please keep me informed of...
4. 表示感谢：Thank you for your time in advance/ Appreciate for your time & help/Thanks again/ Thanks a lot for your help & assistance & support & cooperation
PART 6 落款(Complimentary Close)
落款是一封正式邮件不可或缺的部分，一般与正文和结束语隔一行书写。
常用的落款表述
Best regards/Best wishes/ Kind regards/ Respectfully/Faithfully/Cheers/Thanks/ Best...
重点警示
1. 避免回复给所有人
国外大学普遍是用Outlook邮箱，很多学生在刚入学时并不熟练，会导致邮件群发，正确做法是点击Reply，即可仅给发件人回复。
2. 注意标点符号的使用
注意一定要切换成英文的标点符号，不然你的老师将会看到下面这样的情况：
3. 不要过度使用大写字母
使用大写字母是表达愤怒或者强烈情感的方式，过度使用就变成了争吵，很明显，这是非常不礼貌的行为。
4. 礼貌用语
邮件各个部分的用语必须正式，既是对老师的尊重，也是对自己的负责。
5. 确认收件人和邮箱地址
发送之前，请再三确认老师的邮箱，一般用学校的邮箱发给老师时，输入名字的同时，会自动出来匹配的老师，选择即可。
重点：一定要用学校的邮箱给老师发邮件，用私人邮箱的话，老师很可能不会理会。
6. 告知老师已经收到了邮件
如果老师在回复的邮件中为你解答问题或者给予建议，记得一定要回复并感谢老师。相信这样一定会让教授对你有一个好的印象。
【小编有话说】总之，以上的方法只是写邮件小tips的冰山一角，在国外，大家可以多留意生活中的邮件，慢慢练习并总结也会熟能生巧。
